Archivar correos viejos con Outlook 365

11 de julio, 2021 @ 09:29 — 0 comentariosDescargar PDF

En esta guía explicamos como archivar correos viejos de forma automatizada con Outlook 365 (desde una fecha en concreto), se trata básicamente en mover el correo que tienes en el servidor de correo (IMAP) en una carpeta local de tu equipo.

Archivar correos localmente es muy recomendable cuando nuestro servidor de correo tiene poco espacio libre y no deseamos borrar correos, archivándolos, los moveremos del servidor en nuestro equipo.

Si no sabes si tu correo está almacenado en el servidor de correo (IMAP), en la siguiente guía se explica como saberlo.

1 - Selecciona la cuenta

Abre tu Outlook y haz click en Archivo.

En el menú desplegable, seleccionar la cuenta en la que queremos realizar el archivado.

2 - Accede en Limpiar elementos antiguos...

Accedemos en Herramientas -> Limpiar elementos antiguos...

3 - Archiva el correo

En este ejemplo archivaremos correos de la bandeja de entrada, esto archivará todo el correo IMAP, es decir, subcarpetas incluidas, pero tener en cuenta que podéis archivar correos solamente de otras carpetas IMAP, por ejemplo solo de la carpeta Enviados.

Localizar vuestra cuenta de correo y en el desplegable seleccionar la carpeta que queréis archivar, una vez seleccionada la carpeta, seleccionar una fecha límite (los elementos fechados con anterioridad son los que se archivarán).

Nombre del archivo Histórico: Este es el directorio y archivo .pst donde se guardaran todos los correos que archivaremos

¡No borréis el archivo .pst o perderéis todos los correos archivados!

4 - Comprueba el correo archivado

Una vez archivado el correo, el correo archivado nos aparecerá en el menú lateral izquierdo y podremos reorganizarlo como queramos.

Archiva el correo de múltiples cuentas

Si en Outlook tenemos configuradas varias cuentas y necesitamos archivar correos de cada una, el proceso es el mismo para todas las cuentas, pero al crear el archivo, tendremos que darle un "nombre diferente" para que se cree un archivo diferente por cada cuenta de correo.

1 - Crea el archivo

Sigue la guía hasta el paso 3.

2 - Nombra el archivo

En Nombre del archivo histórico, ponle un nombre al archivo, por ejemplo el nombre de la cuenta de correo y crea el archivo.

Para tener los archivos organizados, es importante crear un archivo diferente por cada cuenta de correo y nombrarlos con el nombre de cada cuenta para tenerlos bien identificados.

En un mismo archivo, se pueden importar correos más de una vez, pero aseguraros de que siempre los importéis en el archivo .pst correspondiente de cada cuenta de correo.

Como cambiar el nombre al archivo

Si tenemos creados varios archivos, posiblemente queramos renombrarlos para tenerlos mejor organizados.

1 - Accede en Propiedades del archivo de datos...

Haz click derecho en el archivo que quieres renombrar y selecciona Propiedades del archivo de datos...

2 - Accede en Avanzadas

3 - Renombra el Archivo

En el recuadro Nombre introduce el nuevo nombre para el Archivo y guarda los cambios con Aceptar.